Как составить идеальный план на день? Календарно-тематическое планирование на день

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Доброго дня! Скажите, встречали ли вы людей, которые, не смотря на свою загруженность, успевают гораздо больше чем вы? Скажем, у вас только один малыш, сидите в декрете, а вот у соседки их аж трое! Кроме того, она ещё и работать успевает, и выглядит на пять баллов! Ведь мы часто сравниваем себя с подобными персонами. И мысленно гадаем, а как же ей всё удаётся?

Сегодня я раскрою эту тайну. Вы узнаете про еженедельный план флай леди, который и помогает добиться хорошей успеваемости. Что это? И как успеть то, что нужно, благодаря этой системе?

Это не тот видимый помощник, который вместо вас уберёт квартиру или сходит за покупками. Возможно я разочарую вас, но эти задачи так и придётся выполнять самостоятельно. А теперь открою небольшой секрет. Знаете, почему многодетная мама столько успевает? Да потому что она просто умеет систематизировать свои действия! Это она управляет своим временем, а не время управляет ею.

Этому и учит система Fly-Lady. Можете поверить в то, что теперь вокруг вас будет порядок? И при этом детишки не останутся без внимания? Да ещё и бонус получите. Какой? Расскажу немного позднее! Дорогие читатели, это возможно.

Итак, флай леди, это система, которая позволяет упорядочить ваши дела. Вы планируете то, что вам необходимо сделать. Затем систематизируете по дням недели. На каждое мероприятие отводится 15 минут (по возможности, конечно). Т.е. составляется определённый еженедельный график, которому следует строго следовать.

Скажу по секрету, не каждому это удаётся. Добрая часть участвовавших в системе сходит с дистанции в первый же месяц. Почему?

Частые ошибки

Изучив львиную долю отзывов в интернете, я выбрала самые типичные ошибки, которые совершают женщины. Именно они мешают внедриться flylady в их жизнь. Есть даже девушки, которые лишь с третьей попытки смогли приспособиться жить по-новому. Согласитесь, ведь удобно всё успевать!

Итак, перечень ошибок:

• Лень. Это основа основ. Можно составить график, но не соблюдать его. Так что, прежде настройтесь и решите для себя, что вам это, действительно, нужно.
• Слишком большие списки. Вот вы придирчиво определили, что не так в вашей квартире и захотели сразу всё сделать. Не стоит планировать много! Всегда есть возможность не успеть. Тогда вы перенесете невыполненные задания на следующий день. А там свои мероприятия запланированы. И так, неисполненные действия превратятся в снежный ком. Тогда всё перепутается и леди просто забросит списки, вернувшись к прежнему образу жизни.
• Строгое исполнение. Представьте, что произошёл форс-мажор: срочный отчёт на работе или кто-то приболел. Не стоит во что бы то ни стало придерживаться запланированной системы. Никто не требует от вас жертв. Эта схема придумана для удобства женщины. Когда справитесь с непредвиденными обстоятельствами, вернётесь к флай-делам!
• Мнение близких, а иногда и насмешки. Не все близкие понимают, что женщина делает домашние хлопоты по бумажке. Старайтесь не обращать на это внимание. Скоро вы привыкнете к такому образу жизни и действовать станете на автомате.
• Старайтесь не отвлекаться. Никто не требует от вас строгого исполнения, конечно, коррективы можно вносить. Но как же легко отвлечься от надоедливых процедур, например, просматривая ленту в соцсетях или просто блуждая в сети! Не давайте себе слабину!
• Отношение к флайледи, как к рутине. Запомните, система нацелена помочь вам. Да и потом, кто вам мешает включить в список уход за собой любимой? Или то, что вам нравится? Это и есть тот приятный бонус. Кроме того, что вы успеете прибрать, приготовить обед, поиграть с детками, у вас ещё и время на себя останется.

Следуя правилам, остаётся одно: удачно организовать!

Как составить план?

Вообще, это придумала Марла Силли, при поддержке своих близких и лучшей подруги Келли. Она завоевала славу на просторах интернета, просто рассказывая о том, что ежедневно делает по дому. А ведь пару лет назад, Марла, как миллионы женщин, сходила с ума от рутины!

Но, однажды, всё изменилось! Она просто взяла карандаш, тетрадку и... стала жить по-новому. Что для этого нужно? Нарисовать таблицу, состоящую из семи столбцов. Эти столбцы символизируют дни недели. Схема одна, но еженедельно сюда можно и нужно вносить коррективы. Поэтому выделите определённый денёк, для подготовки плана на неделю. У кого-то это вторник, а мне лично было бы удобно воскресенье.

Итак, есть несколько вариантов:

1. Для начала решите, чему будете посвящать каждый день. У Марлы, к примеру, в понедельник Еженедельный Час Уборки. Т.е. это мероприятия, связанные с чистотой и уютом квартиры. Вторник можно посвятить покупкам и так далее. Эта часть таблицы не меняется, как правило.

После такого разграничения уже можно составлять планы по каждому мероприятию. Скажем, если вы решили сегодня прибраться, подумайте с чего начнёте и что конкретно сделаете. Но это не значит, что убирать надо лишь в определённый день. ЕЧС значит тщательное наведение чистоты. А, например, в среду и пятницу можно включить в список только мытьё полов.

1. Поделить дом на зоны. На одну зону отводится один день. Ну кроме субботы и воскресенья или любого другого выбранного вами выходного.

Эти варианты можно скомпоновать. В общем, составляйте график под себя, и не забывайте включить туда свой отдых. Как правило, это суббота и воскресенье. Кстати, сюда тоже можно запланировать что-то: куда хотите сходить, как отдохнуть? Конечно, тут речи быть не может о 15 минутах! Наслаждайтесь общением с родными безгранично! Вы ведь это заслужили за всю неделю.

Готовый шаблон заданий на каждый день

Теперь хочу выше оговоренную систему действий показать на конкретном примере. Смотрите, Марла даёт свой вариант ежедневных занятий. Мы можем им воспользоваться.

Понедельник (Час благословения дома)	Вторник (Планирование)	Среда (Отложенные дела)	Четверг (Покупки)
*Стирка *Протереть пыль *Пропылесосить *Сменить постельное бельё *Помыть зеркала, окна, двери	*Уборка зоны *Планирование меню *Список продуктов *Мероприятия на выходные *Планирование списка флай	*Уборка зоны *Чистка аквариума *Запись к врачам *Разморозить и вымыть холодильник *Удалить ненужные смс и письма	*Уборка зоны *Купить продукты *Бытовую химию, косметику *Оплатить коммунальные квитанции
Пятница (Прочее)	Суббота (Семья)	Воскресенье (Свой день)
*Уборка зоны *Погладить вещи *Пришить пуговицы *Навести порядок в аптечке *Привести в порядок обувь *Романтический ужин	*Совместная прогулка *Поход в кино/театр *Семейный обед *Игры с детишами	*Салон красоты *Ванна с аромаслами *Посмотреть любимое кино *Почитать книгу

Кроме этих пунктов в системе флай леди, Марла добавляет разбор горячей точки. Горячая точка, это самое чистое место в доме, которое периодически захламляется. У меня такое место компьютерный стол. Только там уберёшь, как через пару суток туда кладёшь несколько бумажек. А они, как магнитом притягивают и другие ненужные бумаги. Так, постепенно образуется стопка! А у вас есть такое место? Расскажите.

В общем, меня полностью заинтересовала эта информация. И я решила составить свой примерный еженедельный план, график или календарь. Посмотрим, что получится.

Понедельник

Учитывая то, что у меня есть основная работа, то дела приходится делать вечером. Благо, прихожу на час раньше мужа и ребёнка)) так что график такой:

1. Накормить кошку и убрать за нею лоток.
2. Пропылесосить. Так как живём с домашним животным, то это ежедневный ритуал!
3. Приготовить ужин.
4. Уделить время семье.

Вообще, готовить стараюсь из заранее подготовленных продуктов. К примеру, покупаю фарш свежий, леплю котлеты и замораживаю. А недавно пробовала заморозить пиццу собственного приготовления. В духовку поставила прямо из морозилки, смазав лишь майонезом. Получилось вкусно))

Благодаря таким секретикам, на готовку по понедельникам не планирую тратить массу времени. А вы?

Вторник

А пусть будет днём стирки! А ещё наведения чистоты в детской!

1. Конечно, уход за кошкой!
2. Пылесосим.
3. Помыть пол в детской, вытереть там пыль.
4. Разогреть ужин.

Я привыкла наводить порядок по субботам. Но изучив новую систему флай леди, хочу это занятие раскидать с понедельника по пятницу!

Среда

А сюда добавим занятия с ребёнком.

1. Уход за кошкой.
2. Пропылесосить.
3. Притереть полы в спальне и зале.
4. Разогреть ужин.
5. Позаниматься с ребёнком.

А ещё на ежедневной основе мы читаем книжки, играем. Без этого никак не обойтись. Согласны?

Четверг

Постараюсь окончить уборку дома.

1. Кормлю кошку, убираю за нею.
2. Прибираю на кухне, в ванной.
3. Планирую, что купить из продуктов и других вещей.
4. Грею ужин.
5. Посвящаю время семье.

Некоторые вносят в журнал не больше 10 заданий. Поэтому не стесняйтесь добавить к моему варианту свои новшества. У меня по 4-5 пунктов, так как выделяю лишь вечер под flying. У вас их может быть больше.

Пятница

Ох, как же я люблю вечер пятницы! Ведь впереди выходные! Уверена, вы меня поддержите.

1. После работы закупаем с мужем продукты, средства химии и гигиены. То, что планировала в четверг!
2. Приезжая домой, кормим кошку.
3. Садимся сами за стол. Иногда в пятницу заканчиваются готовые съестные припасы поэтому можно позволить что-то на скорую руку. У меня всегда в холодильнике дежурная пачка пельменей! Хоть я и не сторонник фабричной продукции, больше люблю сама готовить. Но иногда приходится немного полениться.
4. Контрольный вечер, можно пройти по дому, протереть пыль.
5. Вечер с семьёй! Готовимся к выходным, и планы составляем вместе!

А завтра суббота!

Суббота

Что вы делаете обычно по субботним дням? Я предложу свои варианты. Возможно, вы бы дополнили несколько пунктов?

1. Совместные прогулки. Тем более началась весна!
2. Совместные игры с детишками.
3. Семейный обед.
4. Поездка к бабушкам. Куда же без них? Или встреча с другими родственниками, друзьями.

Ну что же, осталось воскресенье!

Воскресенье

Честно говоря, иногда хочется просто остаться дома, и поваляться хотя бы несколько минут с хорошей книжкой на диване. А почему бы так не сделать?

1. Посмотреть хороший фильм.
2. Почитать любимую книгу.
3. Включим уход за собой в виде масок, маникюра и прочих удовольствий.
4. Конечно, поиграть с ребёнком!
5. Возможно, пройтись по магазинам, для своего удовольствия.

Конечно, корректировать придётся. По первому времени ни раз. Нужно привыкнуть к такой схеме. Но те, кто живёт по такому принципу, действительно, довольны. Создание подобных графиков помогает управлять собственным временем! Иначе можно часами стоять у раковины, намывая посуду, думаю, что жизнь сплошная рутина!

Расскажите, а как вы планируете своё время? Пробовали ли подобную систему? Возможно, хотите попробовать? Оставляйте комментарии и подписывайтесь на обновления блога! Всего доброго. До новых встреч!

P.S. Не забудьте скачать бесплатный еженедельный план-календарь на 12 месяцев 2017 года . Так он выглядит:

Если Вы четко будете знать, чего хотите, и когда, Ваши энергия, эффективность, и скорость продвижения к цели возрастут многократно. Поэтому крайне важно иметь план на каждый день . Причем нужно делать это в письменном виде , потому что:

• планы дня, которые содержатся в голове, легко нарушить, изменить, отложить, отвергнуть, забыть;
• письменный план на каждый день обеспечит разгрузку памяти, а значит, освободит энергию, которая иначе была бы потрачена на вспоминание дел;
• письменный план позволяет сконцентрироваться на делах, вы действуете более целенаправленно, выполняя программу по пунктам;
• благодаря контролю у Вас не теряются невыполненные дела;
• Вы лучше оцениваете потребность во времени для каждого дела, и составляете все более реалистичные планы;
• Вы стараетесь рационально использовать свое время, и занимаетесь необходимыми делами, не отвлекаясь на раздражители;
• Вы действительно выполняете все намеченное, потому что реалистичный план на каждый день включает в себя только то, что Вы можете сделать.

Метод Альпа

Метод Альпа является одним из основных методов управления своим временем, наряду с . Этот метод очень прост, на него требуется не более 10 минут ежедневно, но он невероятно эффективен.

Метод Альпа включает в себя 5 стадий:

1. Составление списка дел.
2. Оценка длительности каждого дела.
3. Резервирование времени в соотношении 60:40, где 60 — время на выполнение дела, 40 — окна для срочных, текущих дел, отдыха.
4. Расстановка приоритетов, и принятие решений по делегирование дел.
5. Контроль и учет сделанного.

При составлении списка срочных дел можно использовать различные сокращения, например:

! — очень важное или очень срочное дело;
? — выяснить;
О — общение, личная встреча, разговор;
Н — написание текстов, писем, статей;
П — поездка;
Ч — чтение книг и просмотр видео;
Д — делегирование;
К — контроль.

Придумывайте свои обозначения. Попробуйте эту систему сокращений, и если она Вам подойдет — применяйте ее. С помощью сокращений Вы можете компоновать вместе сходные дела, например, сделать блок телефонных разговоров, или сделать несколько дел за одну поездку.

После установки приоритетов и сортировки списка назначьте каждому делу время. Все знают, что работа часто требует столько времени, сколько его есть в распоряжении. Установка конкретного времени для каждого дела вынуждает укладываться именно в эти временные рамки. Вы начинаете искать способы более эффективной работы, чтобы в эти рамки уложиться.

Напоследок рассмотрим 10 причин, которые мешают нам достичь поставленной цели :

Более подробные сведения Вы можете получить в разделах "Все курсы" и "Полезности", в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.

Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD - альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

1. Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
2. Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
3. Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

• Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
• В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
• Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
• Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
• Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
• Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано . Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
2. Очень важно слушать свои биологические часы . Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты . Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат . Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще . Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время . Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

1. Не тратьте время на просмотр телевизора . Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх . Это пустая трата времени.
3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек . Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность . Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов».

Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей.

Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться .
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет , дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел . Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела , бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить . Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте . Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу . Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой . Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех . Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует . Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела . То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

1. Правило Парето или принцип «80 на 20» . Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
2. Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
3. АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.