Главная Маникюр, педикюр Авансовый отчет, бланк авансового отчета, заполнение формы. Авансовый отчет и образец его заполнения

Авансовый отчет, бланк авансового отчета, заполнение формы. Авансовый отчет и образец его заполнения

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
Чеки, квитанции, подтверждающие .
Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
, утвержденный руководителем.
Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
51 – «расчетный счет»;
50 – «касса»;
94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса. смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя .

Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
Отдельно заполняется графа «Остаток\Перерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесён\Перерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.

В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.

Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.

Авансовый отчет относится к документам первичной бухгалтерской отчетности и учета и подтверждает несение организацией или индивидуальным предпринимателем хозяйственных расходов в ходе осуществления своей деятельности. Во избежание проблем с надзорными и проверяющими органами и в целях недопущения ошибок рассмотрим основные требования к документу, правила его формирования, функции бухгалтерии, а также приведем пример его заполнения.

Распространенным случаем составления и сдачи рассматриваемого документа является отчет о командировке, поэтому здесь и далее речь будет идти именно о нем. Однако законодательство не делает никаких разграничений и устанавливает общую форму для всех случаев оформления хозяйственных расходов через сотрудника (работника) организации. Форма авансового отчета о командировочных расходах зависит от организационно-правовой формы субъекта:

государственные и муниципальные учреждения (органы власти) обязаны использовать форму, которая утверждена Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н;
организации, использующие документ в качестве первичного учетного, обязаны использовать утвержденную Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 унифицированную форму № АО-1;
иные лица (как юридические, так и индивидуальные предприниматели) вправе отчет о командировке заполнять по локально (внутри организации) утвержденной форме (что нецелесообразно при наличии унифицированной формы, успешно применяемой на практике и подтвердившей удобство ее использования).

Указанным выше Постановлением Госкомстата установлены следующие основные требования к составлению отчетности:

заполняется подотчетным работником и бухгалтером (работником бухгалтерии);
составляется в 1 экземпляре;
может заполняться вручную или с применением различных технических средств (в том числе, заполнен на компьютере и распечатан);
в качестве приложений должны фигурировать все подтверждающие расходы документы.

На требованиях и правилах в отношении заполнения конкретных разделов остановимся ниже.

Как оформить авансовый отчет по командировке АО-1

Формой № АО-1 авансового отчета пользуются организации всех форм за исключением бюджетных, для которых утверждается отдельная форма. В случае использования документа в качестве первичного учетного (например, для подтверждения расходов при исчислении налога) его заполнение должно соответствовать правилам, предъявляемым законодательством. В том числе это касается сроков его составления и сдачи ответственным работником, требований по заполнению конкретных разделом, а также требований к прилагаемым документам.

Сроки подачи

Срок, в течение которого сотрудник организации должен осуществить действия по заполнению авансового отчета, устанавливается двумя документами:

Положение об особенностях направления работников в , утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (п. 26);
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (п. 6.3).

В соответствии с указанными нормами подотчетный работник должен сдать отчет по командировке в течение 3 рабочих дней, исчисляемые со дня его возвращения на работу.

Заполнение разделов АО-1 работником

Все разделы документа поименованы и не представляют сложности при заполнении авансового отчета. Важно учитывать, какие разделы заполняются командированным сотрудником, а какие – бухгалтерской службой организации. Работник заполняет в документе:

название предприятия или ФИО индивидуального предпринимателя;
подразделение (филиал, отдел и т.д. при наличии);
дата формирования документа;
сведения о себе (ФИО и номер по табелю, занимаемую должность);
цель расходования полученных средств (в рассматриваемом случае – командировочные расходы или просто командировка);
таблицу на оборотной стороне, где по порядку перечисляются конкретно понесенные расходы с указанием обосновывающего соответствующие траты документа и точной суммы конкретных затрат.

Под таблицей работник проставляет свою подпись и расшифровывает ее. После того, как отчет сдан работником, он проверяется и дозаполняется работником бухгалтерии, затем передается на утверждение руководителя. Если в организации или у предпринимателя отсутствует бухгалтер, то сотрудник должен сдать заполненный документ в те же сроки, но непосредственно руководителю.

Сопроводительные документы

Хотя в форме отчета по командировке отсутствует указание на наличие в ней приложений в виде подтверждающих расходы бумаг, все правила его составления и сдачи предписывают работнику их прикладывать. При отсутствии подтверждений понесенные работником расходы не компенсируются – организация не может учесть их при исчислении и уплате налога.

Каждый приложенный документ размещается в том порядке, как они прописаны в таблице. Они подлежат нумерации, как в отчете. Например, в отчет о командировке могут быть включены следующие бумаги:

проездные (автобусные и железнодорожные билеты, авиабилеты, чек, подтверждающий оплату проезда, квитанция на оплату постельного белья в поезде, платежные документы за услуги по оформлению самих билетов);
о проживании (унифицированный документ об оказании гостиничных услуг, кассовый чек об оплате жилья и др.);
иные согласованные с работодателем расходы (счета по оплате услуг связи, документы, подтверждающие расходы по оформлению заграничного паспорта или зарубежной визы и др.)

Перечень не является исчерпывающим и предполагает возможность приложения иных подтверждающих документов.

Пример заполнения авансового отчета

Для формирования отчета в первую очередь необходимо получить бланк авансового отчета. Образец авансового отчета (форма) утвержден Постановлением Госкомстата, но его заполнение не утверждается правовыми документами. На нашем сайте можно скачать проверенный образец отчета по командировке, который не содержит ошибок и поможет составить правильный документ.

Что заполняет бухгалтер

Отчет о командировке после сдачи его работником завершается бухгалтером организации, ответственным за ведение этой работы. Последним проверяются все те данные, которые внесены командированным сотрудником фирмы, и заполняются следующие разделы (в случае отсутствия ошибок):

порядковый номер отчета;
расписка о получении отчета, в которой помимо подписи бухгалтера и ее расшифровки фигурирует дата сдачи, сумма расходов и данные отчитывающегося лица;
сумму расходов, принятую к учету в таблице на оборотной стороне и ее последний столбец;
таблица с указанием размера аванса, количества израсходованных средств и суммы остатка;
бухгалтерская запись.

После заполнения указанных разделов документ передается на утверждение руководителю.

Проводки

Утверждение АО означает, что бухгалтерская служба предприятия должны выполнить соответствующие бухгалтерские проводки и отразить все приходные и расходные операции на соответствующих счетах. Может потребоваться не только отразить соответствующие расходы, но и удержать суммы, которые не были согласованы и приняты работодателем в качестве командировочных расходов, отразить данные по налогу на добавленную стоимость. Все расчеты в этом случае проводятся по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансовый отчет используется для подтверждения несения хозяйствующим субъектом расходов, связанных с осуществлением его деятельности. Он имеет утвержденную форму и устоявшиеся правила его оформления. Часть документа заполняется самим сотрудником, другая – работником бухгалтерии, утверждает его руководитель. Лишь после этого бухгалтерия может осуществить все соответствующие проводки.

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является , изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является . Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании , а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

фамилия, имя, отчество работника,
номер и дата отчета,
размер выданных к расходованию средств (прописью),
а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.